Reuniões
longas e ineficientes continuam sendo desafios enfrentados por empresas de
qualquer tamanho e segmento, em qualquer parte. O mundo corporativo criou
péssimos hábitos na condução e realização de reuniões. Não há cumprimento de
horários, as pessoas são chamadas de última hora, muitas vezes desconhecem o
real propósito da reunião, a condução é cheia de conversas paralelas e fica
difícil manter o foco.
Reuniões sem foco levam a equipe a perder tempo, a falhar na
execução de suas prioridades e a reclamar da falta de tempo para fazer o que
realmente precisa. Tenho sido muito questionado nos últimos tempos sobre como é
possível reduzir o número de reuniões e aumentar a produtividade das mesmas.
Por esse motivo, organizei algumas dicas úteis e rápidas para
otimizar as reuniões. Confira abaixo:
Tenha o objetivo e pauta visíveis
Defina o que
deve ser alcançado quando a reunião terminar (objetivo) e os itens que ajudarão
a tornar isso possível (pauta). Envie aos participantes na convocação e durante
a reunião mantenha visível a todo o momento.
Use um cronômetro
Nos
principais comércios populares existem cronômetros de até 2h por menos de R$
30! Controlar o tempo é dever de todos na reunião, quando o tempo fica visível
é mais fácil de conseguir manter o controle do tempo.
Conduza a reunião
Escolha uma
pessoa para conduzir a reunião, de forma que organize a conversa, as ideias,
registre as ações posteriores e corte conversas paralelas.
Não trabalhe na reunião
Se não for
uma reunião aonde algum trabalho deva ser feito, mas apenas discutido, não caia
no erro de agir durante a reunião, além de tomar tempo acaba perdendo o foco da
discussão.
Envie um e-mail de fechamento
Ao terminar
a reunião envie um e-mail aos participantes agradecendo a presença e pontuando
as principais ideias e ações definidas.
Uma reunião produtiva costuma ser rápida, ter um objetivo a
ser alcançado e gerar algum tipo de ação futura.
Fonte: Por Christian Barbosa - administradores
