Reunião,
trabalho, família, internet, saídas, e-mails, tecnologia, relatório,
informação... Você já reparou quantas coisas precisamos dar atenção em nosso
dia-a-dia?
E
claro, manter o foco e não se distrair em diversas dessas atividades,
principalmente no trabalho, é um desafio constante para a maioria das pessoas.
Mas há solução. Isso quem garante é Luciano Meira, vice-presidente da
FranklinCovey Brasil, empresa especializada na performance profissional e
empresarial.
De
acordo com o consultor existem cinco escolhas que podemos tomar para elevar a
nossa produtividade ao extraordinário. Pasmem, trabalhar demais não é uma
delas. "É um engano achar que ser produtivo é trabalhar sem parar",
alerta Luciano.
O
Administradores.com conversou com o consultor para descobrir algumas dicas de
como o profissional pode ter mais foco em seu dia-a-dia e quais são as cinco
escolhas para a produtividade extraordinária. Confira!
Cada vez mais as pessoas tem dificuldade de aumentar o foco e
manter a sua atenção. Qual é a chave para o profissional melhorar a sua
produtividade?
Tem
que fazer escolhas sábias. Começa com o entendimento daquilo que tem valor. O
que é que tem valor em sua vida? Se você definir isso com muita clareza, comece
a focar mais o seu tempo, sua energia, a sua mente e a sua concentração nisso.
Quando o ser humano quer - e ele foca - as coisas acontecem. A história é a
prova disso. Tudo o que o ser humano fez de interessante, de diferente,
extraordinário surgiu de alguém que conseguiu colocar foco naquilo.
Para
sermos produtivos hoje, não podemos pensar em uma simples gestão do tempo, mas
sim em uma gestão da produtividade pessoal. E temos cinco escolhas que nos
levam a essa produtividade pessoal maior.
Quais são essas cinco escolhas para aumentar a produtividade?
Primeiro:
cuidado com as urgentes. Hoje estamos em uma crise. As pessoas estão
confundindo urgência com importância como se fosse a mesma coisa, mas não é.
Muito do que fazemos com cara de urgência, não vai nos levar a lugar nenhum.
Nós temos até uma matriz do tempo, bastante conhecida, tem quatro quadrantes
revelando a urgência e a importância de cada tarefa. E o quadrante que nós
devemos aumentar é o quadrante 2 que são as tarefas importantes e não urgentes
(veja foto abaixo). Então, preparação, planejamento, estudo, relacionamento com
as pessoas, essas questões são essências para aumentar a produtividade.
Colocar tudo como urgente desgasta mais o profissional, então?
Não
só isso. Se você vive uma cultura de urgência, além de se desgastar, você não
alavanca grandes resultados. A urgência está associada a apagar incêndio.
Ninguém constrói nada fantástico apagando incêndio. A construção de projetos
significativos depende de coisas não urgentes que são importantes.
Essa foi a primeira escolha. E as outras?
A
segunda é buscar o extraordinário, achar algo que faça a diferença para você. É
um trabalho de autoconhecimento. Eu diria que uma pessoa que está muito em
dúvida sobre o que ela quer fazer sobre sua vida, tem dificuldade de ser
produtiva nos dias de hoje.
Então, no caso, a produtividade tem que estar ligada a metas?
As
metas realizadoras para o indivíduo e importantes para as empresas também.
Geralmente quando os dois andam juntos é que a coisa acontece melhor.
Sobre a terceira escolha...
A
terceira escolha é você programar o seu tempo. Aí já é uma habilidade. Como
você faz o planejamento da sua semana, de seus dias? Você usa uma agenda, uma
ferramenta eletrônica? Hoje em dias as pessoas estão usando o Outlook, o Google
como ferramentas de gestão do tempo. É preciso planejamento semanal e diário.
Planejamento semanal tem a ver com pensar as prioridades em cada papel e alocar
o tempo antes da semana começar. Não comece a sua semana sem você saber as
prioridades que deve realizar.
Sobre
essa questão da produtividade, um dos grandes vilões é o e-mail. As pessoas
param muito tempo nele.
Isso
faz muito parte da 4ª escolha. Como domino minha tecnologia. Porque a
tecnologia é uma faca de dois gumes. Eu posso melhorar ou piorar a minha
produtividade. Usada sem muita consciência, a tecnologia atrapalha, você se
dispersa. Por exemplo, você conhece algum viciado em tecnologia? Será que ela é
uma pessoa que está sendo muito produtiva? Pense nisso depois... Geralmente o
vício na tecnologia não é um bom caminho para a produtividade.
Mas há formas de tentar resolver essa questão, pelo menos no
e-mail?
Com
certeza. Existem regras que você pode colocar para evitar a chegada de spams em
sua caixa. Ativar essa regra é uma maneira de ganhar muito tempo. Arquivar
automaticamente aquilo que você não vai ler agora é outra forma. Você cria
pastas e o sistema de e-mail vai colocar o arquivo nelas sem que chegue em sua
caixa de entrada.
Outra
coisa, por exemplo, é arrastar e-mails de reuniões direto para o calendário. O
ideal já é transformá-lo em um compromisso. Então, existem várias práticas e
ações que você pode fazer para melhorar a sua produtividade com a tecnologia. O
que você não deve fazer é ficar muito passivo e deixar que a tecnologia atue
sobre você. Tem gente que acha que passar o dia inteiro na caixa de e-mail é
produtivo. Essa é uma das maiores armadilhas e mitos que vivemos hoje.
Ainda em relação ao e-mail: um profissional que recebe um volume
grande diariamente deve olhar a caixa de entrada quantas vez por dia? O que
você recomenda?
Existem
algumas recomendações nesse sentido, mas não tem uma regrinha, uma receita fixa
para todo mundo. Existe sim uma ideia que você não deve ver o dia inteiro. Um
bom exemplo seria aquele executivo que vê o e-mail pela manhã, após o almoço e
no final do dia. Ele não vê o dia inteiro, porque ele tem mais coisas a fazer.
Ele se regra e cria os horários para responder. Interessante que, quando você
cria essa regra para você mesmo, naturalmente, acaba educando os outros sobre
isso. Elas sabem que você vê e-mail em alguns horários e que não adianta ficar
esperando o e-mail antes daquele período. Então, é isso, ter limites. O ideal é
ver menos vezes. Eu diria quer uma ou duas vezes por dia está de bom tamanho.
Chegamos, então, a quinta escolha. Qual seria ela?
É
a energia. Energia tem a ver com se cuidar. Você realimentar a sua energia todo
dia e toda a semana. Um esporte é muito importante, você se alimentar de
maneira adequada também. Existem, inclusive, alimentos que aumenta o nível
energético e, têm alimentos que tiram energia. Você relaxar, ter uma vida
espiritual mais profunda. Tudo isso pode ajudar você a aumentar o seu nível
energético e, por tanto, sua capacidade produtiva.
Então o descanso também é uma forma de ser produtiva?
Claro!
É um engano achar que ser produtivo é trabalhar sem parar. Seria a mesma coisa
dizer que eu vou chegar a um lugar bem distante dirigindo o dia inteiro, sem
parar para abastecer. Não, a gente tem que parar para abastecer para chegar ao
local.
Agora que você falou sobre as cinco escolhas. Para encerrar:
como um líder pode colocar a produtividade como algo agregado a cultura da
empresa?
Acredito
que está muito relacionado ao que falamos sobre a implamentação da cultura do
quadrante 2. Nessa matriz podemos separar entre as coisas importantes e não
urgentes. Exemplo: preparação, prevenção, treinamento de pessoas, delegação. É
importante conseguir transmitir isso para a equipe. É aquela questão: como é
que você vai ter realização de tarefas de qualidade, entrega no prazo, com
todas as especificações que o cliente deseja, dentro do custo e sem retrabalho?
Todo líder tem que pensar nisso e uma excelente solução é trabalhar essa
cultura de quadrante 2.
Por
Fábio Bandeira de Mello, Administradores.com
