Como fazer uma reunião produtiva?

Definição de metas, divisão de trabalhos ou informar sobre os resultados de uma ação. Essas razões, entre outras várias, podem demandar reuniões. No entanto, nem sempre esses encontros representam soluções para os problemas de uma companhia e sim mais um entrave na realização das tarefas.

Quem nunca achou que a reunião se estendeu por mais tempo do que deveria ou não teve propósito nenhum? As razões para essa insatisfação, de acordo com o consultor em estratégia nos negócios Leonardo Fuerth, em seu livro Técnicas de reunião, podem ser condensadas em quatro aspectos: “falta de preparo, conflito espaço-temporal, reunião mal desenvolvida e comportamentos inadequados”.

Para minimizar problemas como esses, evitando que as reuniões se desvirtuem do seu papel de solucionadoras de questões, tornem-se empecilhos e perda de tempo para gestores e colaboradores, a Administradores vai lhe dar uma ajudinha. Elaboramos, em conjunto com a consultora organizacional Sônia Jordão, dicas tanto para quem conduz o encontro, como para os participantes.

Quem conduz

1- Selecione os participantes do encontro

 Convoque ou convide para participar da reunião somente as pessoas que tenham interesse no assunto.

2 - Explique previamente o motivo, explicitando seus desdobramentos
Informe o tema a ser discutido com antecedência para que as pessoas se preparem para a reunião. Além disso, ao iniciar o encontro, esclareça suas razões e verifique se os participantes compreenderam, questionando as causas ou problemas do assunto em pauta.

3 - Acompanhe para que não haja fuga do tema/gerencie o tempo

Procure manter o foco da reunião, garantido que seja rápida e com exposições sucintas, intervindo quando algum participante se prolongar, falar com muita frequência ou sair do tema.

4  - Incentive a participação de todos

 Peça aos demais soluções possíveis e estimule a participação de todos, buscando ter as evidências que comprovem a praticidade de cada proposta, evitando questionar diretamente cada participante. É preciso que cada uma das soluções levantadas tenha um responsável e limite de tempo para que sejam realizadas.

Quem participa

1- Organize-se para a reunião

Chegue no horário marcado e leve para a reunião tudo que sabe a respeito do tema a ser discutido.

2- Participe ativamente da reunião

Externe suas opiniões e soluções, mas seja breve, utilizando um tom de voz moderado. Explique e esclareça suas propostas, além de apoiar sugestões que levem a uma solução coerente. Anote tudo o que for de seu interesse e evite conversas paralelas. Além disso, assuma as responsabilidades inerentes às suas funções.

3- Saiba ouvir

Escute com atenção o que falam outros participantes e não interrompa quando alguém estiver com a palavra. Caso discorde das ideias de outro, não discuta, mas pergunte o motivo pelo qual o colega pensa de maneira diferente.

4 – Cuidado com o celular

 Não tem coisa mais chata em uma reunião do que ser interrompido por um toque de celular. Desligue ou deixe o aparelho no silencioso durante a reunião.

Por Mayara Emmily, Revista Administradores, - www.administradores.com.br